Qui peut consulter le document unique, et faut-il l'afficher ?
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Le document unique n'est pas un document secret. Vos salariés, d'anciens salariés et plusieurs organismes peuvent le consulter, et vous devez afficher dans vos locaux comment y accéder. Le document lui-même, en revanche, n'a pas à être affiché.
Qui peut consulter le document unique ?
L'article R4121-4 du Code du travail fixe la liste. Le document est tenu à la disposition :
- des salariés, pour les versions en vigueur depuis leur arrivée dans l'entreprise ;
- des anciens salariés, pour les versions en vigueur pendant leur période d'activité dans l'entreprise. Pour ces versions anciennes, vous pouvez vous limiter aux éléments qui concernent leur activité ;
- des membres du CSE, s'il existe (dès 11 salariés pendant 12 mois consécutifs) ;
- de votre service de prévention et de santé au travail ;
- de l'inspection du travail ;
- des agents de prévention de la Carsat (ou de la MSA) et des organismes professionnels de prévention, comme l'OPPBTP dans le bâtiment.
Un salarié ou un ancien salarié peut transmettre ce qu'il a consulté à son médecin. C'est la raison d'être de la conservation pendant 40 ans : une maladie liée au travail, comme un asthme ou un cancer, peut se déclarer des années plus tard, et le document unique montre à quoi la personne était exposée.
Un client, un fournisseur ou un concurrent ne fait pas partie de cette liste : vous n'avez pas à le leur communiquer.
L'affichage : ce qui est obligatoire
Ce n'est pas le document qu'il faut afficher, mais un avis qui indique à vos salariés comment y accéder. Il doit être placé à un endroit convenable et facilement accessible dans les lieux de travail. Si l'entreprise a un règlement intérieur (obligatoire un an après avoir atteint 50 salariés), l'avis est affiché au même endroit que lui.
Concrètement, dans une TPE, une feuille suffit, sur le panneau où figurent déjà les affichages obligatoires (horaires, coordonnées de la médecine du travail et de l'inspection du travail), dans le vestiaire ou la salle de pause. Par exemple :
Comment le rendre accessible
- Sur papier : un classeur rangé à un endroit connu, avec la version en vigueur devant et les anciennes versions derrière.
- En version numérique : un PDF dans un dossier partagé ou envoyé aux salariés, à condition que chacun puisse vraiment l'ouvrir. Gardez une version papier pour ceux qui n'ont pas d'ordinateur au travail.
- Les anciennes versions sont conservées 40 ans, sur papier ou en numérique : ne les jetez pas à chaque mise à jour.
Le dépôt sur un portail numérique national, prévu par la loi santé au travail de 2021, n'est pas en place. En attendant, le Code du travail prévoit que l'employeur conserve lui-même les versions successives, sur papier ou sous forme dématérialisée.
À qui faut-il le transmettre ?
Consulter et transmettre sont deux choses différentes. En plus de le tenir à disposition, vous devez transmettre le document unique à votre service de prévention et de santé au travail à chaque mise à jour. Pour les autres (inspection du travail, Carsat), il suffit de pouvoir le présenter s'ils le demandent, notamment lors d'un contrôle.
En résumé
- Salariés, anciens salariés, CSE, médecine du travail, inspection du travail et Carsat peuvent le consulter.
- On affiche un avis qui dit comment y accéder, pas le document lui-même.
- Le document est rangé à un endroit connu, sur papier ou en numérique, avec ses anciennes versions.
- Il est transmis à la médecine du travail à chaque mise à jour.
Qui doit le rédiger et le tenir à jour, c'est l'objet de notre guide qui doit faire le document unique.
Sources : Code du travail, articles R4121-4 (version en vigueur depuis le 31 mars 2022) et L4121-3-1 ; Service-public.fr, fiche DUERP.