Sans salarié, stagiaire, association : faut-il un document unique ?
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Le document unique est obligatoire pour tout employeur, dès qu'il fait travailler une seule personne. Un indépendant seul n'y est pas tenu ; une association qui emploie un salarié, oui. Le point sur les cas qui font hésiter.
Qui compte comme « travailleur » ?
Pour les règles de santé et de sécurité, le Code du travail compte comme travailleurs les salariés, y compris temporaires, les stagiaires, et toute personne placée à quelque titre que ce soit sous l'autorité de l'employeur (article L4111-5). Le document unique est donc obligatoire dès que vous accueillez :
- un salarié, même à temps partiel, même quelques heures par semaine, même en CDD ;
- un apprenti ou un salarié en contrat de professionnalisation (voir apprenti mineur et document unique) ;
- un stagiaire (étudiant ou élève en stage professionnel). Pour un collégien en stage d'observation, l'entreprise doit aussi évaluer ce à quoi il sera exposé : les travaux interdits aux mineurs lui restent interdits, et un document unique à jour est la façon la plus simple de le montrer ;
- un intérimaire : l'entreprise qui l'accueille doit évaluer les risques du poste qu'il occupe ;
- un saisonnier ou un extra, même pour un seul week-end.
L'indépendant ou le micro-entrepreneur seul
Un artisan, un commerçant ou un micro-entrepreneur qui travaille seul, sans salarié, sans apprenti et sans stagiaire, n'a pas l'obligation de faire un document unique. Il en va de même pour le gérant majoritaire d'une SARL qui travaille seul.
Mais l'obligation naît le jour de la première embauche, apprenti ou stagiaire compris : c'est souvent le moment où l'on a le moins de temps. Faire l'exercice avant, c'est aussi protéger sa propre santé.
Attention aux proches qui donnent un coup de main : un conjoint ou un enfant salarié est un salarié comme un autre. Un conjoint collaborateur, qui n'est pas salarié, ne déclenche pas l'obligation à lui seul.
L'association
Une association qui emploie au moins un salarié est un employeur comme un autre : elle doit avoir un document unique, quelle que soit sa taille et même si l'essentiel du travail est fait par des bénévoles. Un club sportif avec un entraîneur salarié, une association d'aide à domicile, une crèche associative ou une épicerie solidaire avec une salariée sont concernés.
Les bénévoles ne sont pas des salariés, et une association sans aucun salarié ni stagiaire n'est pas visée par l'obligation. Elle reste responsable, au civil, des dommages subis par ses bénévoles pendant leurs activités : évaluer les risques (manutentions, cuisine, encadrement d'enfants, trajets) est la meilleure façon de les prévenir, et le document unique en est le format naturel.
Attention : un « bénévole » encadré comme un salarié et rémunéré, même en nature, peut être requalifié en salarié.
Pour l'association employeur, les règles sont celles de toute entreprise : document mis à jour à chaque changement important, chaque année dès 11 salariés, et consultable par les salariés.
En résumé
- Obligatoire dès un salarié, apprenti, stagiaire, intérimaire ou saisonnier, quelle que soit la durée.
- Pas obligatoire pour l'indépendant ou le micro-entrepreneur seul, ni pour une association sans salarié.
- Une association qui emploie une seule personne doit avoir son document unique.
- L'obligation commence le jour de la première arrivée : mieux vaut s'y prendre avant.
Pour le reste des règles, voir le document unique est-il obligatoire.
Sources : Code du travail, articles L4111-1, L4111-5, L4121-1, L4121-3 et R4121-1 ; Service-public.fr, fiche DUERP.